Offerte aanvragen

Privacyverklaring

Versie 2.0 - Laatst bijgewerkt: 4 augustus 2026

1. Inleiding

Green4Less hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerkt deze zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe wij uw gegevens beveiligen, met welke partijen wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of waartoe wij wettelijk verplicht zijn. Daarbij streven wij ernaar zo min mogelijk persoonsgegevens te verwerken en deze niet langer te bewaren dan noodzakelijk is.

2. Wie is Green4Less?

Green4Less is een onafhankelijk adviesbureau gespecialiseerd in het opstellen en registreren van officiële energielabels voor bestaande woningen.

Wij voeren woningopnames uit conform de geldende wet- en regelgeving en verzorgen de energieprestatieberekening en officiële registratie van energielabels.

Bedrijfsgegevens

  • Handelsnaam: Green4Less
  • KvK-nummer: 63203367
  • BTW-identificatienummer: NL001120199B74
  • Vestigingsadres: Pepermuntstraat 6, 3544 CC Utrecht
  • Telefoonnummer: 06 13 77 01 89
  • E-mailadres: info@green4less.nl

Green4Less is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kan Green4Less onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens

  • Voor- en achternaam;
  • Adres;
  • Postcode en woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Gegevens die u zelf verstrekt

Wanneer u contact met ons opneemt of een opdracht verstrekt, kunt u aanvullende informatie met ons delen, zoals:

  • bouwtekeningen;
  • facturen;
  • productinformatie;
  • foto’s;
  • overige bewijsstukken die relevant zijn voor het opstellen van een energielabel.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

4. Welke gegevens over uw woning verwerken wij?

Voor het opstellen van een officieel energielabel verwerken wij gegevens die betrekking hebben op de woning waarvoor de opdracht wordt uitgevoerd. Hieronder kunnen onder andere vallen:

  • adres van de woning;
  • woningtype;
  • bouwjaar;
  • gebruiksoppervlakte;
  • isolatievoorzieningen;
  • glas;
  • verwarmingsinstallaties;
  • warmtapwatersystemen;
  • ventilatiesystemen;
  • duurzame installaties;
  • overige bouwkundige kenmerken die noodzakelijk zijn voor de energieprestatieberekening.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het uitvoeren van de opdracht, de energieprestatieberekening en de officiële registratie van het energielabel.

5. Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?

Green4Less verwerkt persoonsgegevens wanneer:

  • u contact met ons opneemt;
  • u een offerte aanvraagt;
  • u een opdracht verstrekt;
  • wij een woningopname uitvoeren;
  • u bewijsstukken aanlevert;
  • u gebruikmaakt van het contactformulier op onze website;
  • dit noodzakelijk is voor de officiële registratie van het energielabel.

Om een energielabel correct te kunnen opstellen en registreren, zijn bepaalde persoonsgegevens en woninggegevens noodzakelijk. Wanneer deze gegevens niet of onvolledig worden verstrekt, kan Green4Less de opdracht mogelijk niet uitvoeren of het energielabel niet correct registreren.

6. Wettelijke grondslagen

Green4Less verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat zoals bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

  • de uitvoering van een overeenkomst;
  • een wettelijke verplichting;
  • een gerechtvaardigd belang;
  • toestemming, indien deze wettelijk vereist is.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

7. Contactformulier

Via de website van Green4Less kunt u contact opnemen door gebruik te maken van het contactformulier. Afhankelijk van uw aanvraag verwerken wij onder andere de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Adres en huisnummer;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • De inhoud van uw bericht.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om:

  • uw vraag te beantwoorden;
  • contact met u op te nemen;
  • een offerte op te stellen;
  • een afspraak in te plannen;
  • de overeengekomen dienstverlening uit te voeren.

De gegevens die u via het contactformulier verstrekt, worden via een beveiligde SSL-verbinding verzonden naar het e-mailadres info@green4less.nl, dat wordt beheerd via Microsoft Outlook.

Inzendingen via het formulier worden niet opgeslagen in de website-database, maar uitsluitend verwerkt via onze beveiligde e-mailomgeving. Wij gebruiken deze gegevens niet voor nieuwsbrieven of commerciële marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande toestemming.

7.1 Woningscan en offerteaanvraag

Wanneer u gebruikmaakt van de gratis online Woningscan op onze website, kunt u ervoor kiezen de uitkomst mee te sturen met uw aanvraag via het contactformulier:

  • Meesturen van de Woningscan (optioneel): Indien u ervoor kiest uw Woningscan mee te sturen, worden de door u ingevoerde woningkenmerken (zoals woningtype, bouwjaar, gebruiksoppervlakte en installaties) en de indicatieve rekenuitkomsten bijgevoegd aan uw aanvraagbericht. Dit stelt Green4Less in staat uw aanvraag gericht voor te bereiden.
  • Kopie van de Woningscan per e-mail (optioneel): Indien u expliciet heeft aangegeven een kopie van uw Woningscan te willen ontvangen, verzendt Green4Less een eenmalige samenvatting per e-mail naar het door u in het contactformulier ingevulde e-mailadres. Dit e-mailadres wordt niet gebruikt voor nieuwsbrieven of commerciële marketingdoeleinden.

8. Bewijsstukken

Voor het opstellen van een officieel energielabel kunnen bewijsstukken noodzakelijk zijn. Hieronder kunnen onder andere vallen:

  • bouwtekeningen;
  • facturen van isolatiemaatregelen;
  • productinformatie van bouwmaterialen;
  • documentatie van HR++- of triple glas;
  • gegevens van zonnepanelen;
  • gegevens van warmtepompen;
  • gegevens van ventilatiesystemen;
  • overige documenten die de energetische eigenschappen van de woning aantonen.

Bewijsstukken kunnen vooraf per e-mail worden aangeleverd of tijdens de woningopname ter inzage worden verstrekt. Wanneer dit noodzakelijk is voor de onderbouwing van het energielabel, kunnen foto’s van deze bewijsstukken worden gemaakt en toegevoegd aan het projectdossier. Green4Less verwerkt uitsluitend bewijsstukken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht.

9. Foto’s tijdens de woningopname

Tijdens de woningopname worden foto’s gemaakt van onderdelen van de woning die noodzakelijk zijn voor het opstellen, onderbouwen en registreren van het energielabel. Afhankelijk van de woning kunnen onder andere foto’s worden gemaakt van:

  • gevels, daken en vloeren;
  • isolatievoorzieningen en glas;
  • cv-ketel, warmtepomp en ventilatiesystemen;
  • zonnepanelen;
  • overige bouwkundige onderdelen die relevant zijn voor de energieprestatie.

Daarnaast kunnen foto’s worden gemaakt van bewijsstukken die tijdens de woningopname worden getoond. Deze foto’s worden uitsluitend gebruikt voor de berekening, kwaliteitsborging, het projectdossier en de officiële registratie. Green4Less gebruikt foto’s nooit voor commerciële doeleinden of publicatie zonder uw voorafgaande toestemming.

10. Tijdelijke opslag van foto’s

Tijdens de woningopname worden foto’s tijdelijk opgeslagen op een door Green4Less gebruikte iPhone. Het mobiele apparaat is beveiligd met passende beveiligingsmaatregelen, waaronder een toegangscode en Face ID.

Na afloop van de woningopname worden de foto’s zo spoedig mogelijk geüpload naar het betreffende projectdossier in BuildingBase. Na een succesvolle upload en controle worden de lokale foto’s zo spoedig mogelijk van het mobiele apparaat verwijderd. Green4Less richt het mobiele apparaat en back-upfuncties zodanig in dat de tijdelijke opslag van foto’s zoveel mogelijk wordt beperkt.

11. Vabi EP-software

Voor het opstellen van officiële energielabels maakt Green4Less gebruik van de Vabi EP-software. De tijdens de woningopname verzamelde woninggegevens worden hierin verwerkt om overeenkomstig de geldende regelgeving de energieprestatie van de woning te berekenen. Vabi wordt uitsluitend gebruikt voor de verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen van een officieel energielabel.

12. BuildingLabel, BuildingBase en EP-Online

Green4Less is aangesloten bij BuildingLabel voor de kwaliteitsborging van energielabels. Voor het beheer van opdrachten wordt gebruikgemaakt van BuildingBase, waarin per opdracht een projectdossier wordt opgebouwd. Dit dossier kan persoonsgegevens, adresgegevens, foto's, bewijsstukken en berekeningen bevatten.

Na afronding van de energieprestatieberekening wordt het energielabel overeenkomstig de geldende regelgeving geregistreerd via EP-Online, het landelijke registratiesysteem van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering, kwaliteitsborging en registratie.

13. E-mailcommunicatie

Voor de communicatie met opdrachtgevers maakt Green4Less gebruik van Microsoft Outlook. Persoonsgegevens die per e-mail worden verstrekt, worden uitsluitend verwerkt voor het beantwoorden van vragen, plannen van afspraken, ontvangen van bewijsstukken en uitvoeren van opdrachten. Green4Less behandelt e-mailcorrespondentie vertrouwelijk en neemt passende maatregelen om onbevoegde toegang te voorkomen.

14. Delen van persoonsgegevens

Green4Less gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en verstrekt deze uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Afhankelijk van de opdracht kunnen gegevens worden gedeeld met: BuildingLabel, BuildingBase, Vabi, Microsoft (Outlook), Mijndomein (hosting) en EP-Online (RVO).

Green4Less verkoopt, verhuurt of verstrekt persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

15. Beveiliging van persoonsgegevens

Green4Less neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde verwerking en misbruik. Onder meer maken wij gebruik van een beveiligde HTTPS-verbinding (SSL), beveiligde computers en mobiele apparaten, sterke wachtwoorden en actuele updates.

16. Bewaartermijnen

Green4Less bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.

  • Contactaanvragen zonder opdracht: Maximaal 6 maanden na afhandeling.
  • Offertes zonder opdracht: Maximaal 12 maanden.
  • Projectdossiers energielabel: Minimaal 15 jaar, overeenkomstig de eisen uit de BRL 9500-certificeringsregeling.
  • Facturen en financiële administratie: 7 jaar, overeenkomstig de fiscale wetgeving.
  • Foto’s op de iPhone: Worden na een succesvolle upload en controle zo spoedig mogelijk van het mobiele apparaat verwijderd.
  • Bewijsstukken & e-mails: Worden bewaard overeenkomstig de projectdossier- of certificeringstermijnen.

17. Uw privacyrechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, aan te vullen of te laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan). Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking of verzoeken om beperking en overdraagbaarheid. U kunt hiervoor contact opnemen via info@green4less.nl. Green4Less zal uw verzoek binnen de wettelijke termijn beantwoorden.

18. Cookies en tijdelijke browseropslag

Green4Less maakt momenteel uitsluitend gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website. Wij maken geen gebruik van analytische of trackingdiensten.

Tijdelijke sessie-opslag (sessionStorage): Om de door u ingevoerde gegevens en berekende resultaten van de Woningscan tijdens het navigeren naar het contactformulier op de homepage over te kunnen dragen, maakt de website gebruik van tijdelijke sessie-opslag in uw browser (sessionStorage). Deze opslag is strikt functioneel, blijft beperkt tot uw huidige tabblad, verloopt automatisch na 2 uur en wordt bij het succesvol verzenden van het formulier direct verwijderd. Gegevens in de sessie-opslag worden uitsluitend aan Green4Less verzonden wanneer u het aanvraagformulier daadwerkelijk verstuurt.

Meer informatie over het gebruik van cookies is opgenomen in het afzonderlijke Cookiebeleid.

19. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Green4Less behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer wet- en regelgeving of de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website.

20. Klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of bent u van mening dat Green4Less niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op via info@green4less.nl. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

21. Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Green4Less
Pepermuntstraat 6
3544 CC Utrecht
KvK-nummer: 63203367
BTW-identificatienummer: NL001120199B74
Telefoon: 06 13 77 01 89
Website: www.green4less.nl
E-mailadres: info@green4less.nl